（一）准入通行证

东道国政府部门、合作方往往要求企业提供公证文件（如营业执照、授权书等）作为准入条件，确保企业资质的真实性、合法性、有效性。

（二）提升效率与降低成本 

提前公证高频使用文件（如法人身份证明、公司章程），可加速海外分支机构注册、银行开户等流程，并在一定程度上控制涉外公证的成本。要注意东道国对公证时效的不同要求。

（三）合规管理与风险防范  

提前向东道国政府部门、合作方了解需要办理的公证材料能够更有效满足东道国合规要求。此外，公证可固化关键证据（如知识产权），避免海外纠纷中因证据效力问题导致的法律风险。

（一）材料准备

1.企业作为公证事项的申请主体，需向公证处提交企业的营业执照复印件、法定代表人/负责人身份证件复印件（港澳台居民提供来往大陆通行证，外国国籍人士提供护照）。须特别注意，持有中国绿卡的境外人士，仍需提供上述材料，绿卡无法替代护照等身份证件。通常情况下，企业需要出具授权委托书，委托具体的经办人员作为公证申请的经办人，向公证处提交材料，办理申请手续，经办人员应向公证处提供本人身份证。

2.自然人作为公证事项的申请主体，需向公证处提交本人身份证件（如身份证、户口本、护照等，港澳台居民提供来往大陆通行证，外国国籍人士提供护照）。

（二）公证处办理

1.涉及办理证照类公证（如营业执照、学历学位证书）的，需准备对应证照的等比例清晰复印件，复印件不得加盖印章或加注水印。

2.申办员工无犯罪记录公证，由员工本人作为申请人，经“随申办”等线上APP开具无犯罪证明后，向公证处提交公证申请。通常需提供本人身份证、户口本、护照复印件。

3．涉及委托书、声明书等文书签署公证，需签字人（如企业法定代表人/负责人）亲自到场，在公证人员面前签署文件，或亲自向公证人员确认文书系本人亲自签署。

（一）领事认证

领事认证包括单认证、双认证。单认证是指中国内地有关机构出具的涉外公证书或其他证明文书在送往国外使用前只需办理外交部或其委托的地方外办的领事认证，文书使用国即可接受该文书。双认证是指中国内地有关机构出具的涉外公证书或其他证明文书在送国外使用前，办理好外交部或其委托的地方外办的领事认证后，还需按文书使用国要求办理该国驻华使领馆的领事认证，方可被文书使用国接受。目前，上海市内认证手续的办理机构为上海外事服务中心，仅受理上海市内公证机构出具的公证书的认证手续。

一般情况下，应按照文书使用国要求办理单认证或双认证。驻华使领馆办理领事认证的具体要求请参见中国领事服务网（网址：http://cs.mfa.gov.cn/）相关栏目。

1.提交材料

（1）申请人合法有效的身份证件:中国公民应提交居民身份证原件及复印件（若自然人申请人非上海户籍的，可能需要额外提供上海居住证、在上海的劳动关系证明等材料）。如为华侨且不持有有效的居民身份证，应提交护照原件及信息页复印件。如为港澳台居民，应提交《港澳居民来往内地通行证》《台湾居民来往大陆通行证》或旅行证等证件的原件及复印件。外国公民应提交护照或其他国际旅行证原件及信息页复印件;

（2）申办领事认证的有效文书原件;

（3）企业申办商事类文书的领事认证，应提供单位介绍信原件;

（4）驻华外交或领事机构为其本国公民代办领事认证，应提交其出具的照会原件;

（5）外交部或其委托的地方外办认为需要提交的其他材料。

以上仅为通常情况，请有办证需求的申请人径向受理机构咨询。

2.办理时间

上述日期不包含递件日当日，具体申办程序、收费标准、受理机构等具体参见：

http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/lsrz/；送往非《海牙公约》缔约国或已加入《海牙公约》但尚未对其生效的国家使用的文书需办理领事认证，相关国家驻华使馆办理领事认证收费标准、工作日、有关规定可以参见：

http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/lsrz/sblsrzxz/201609/t20160917_957835.shtml

（二）海牙Apostille附加证明书

附加证明书是《海牙公约》缔约国指定的主管机关为文书签发的一个验证证书，具有《海牙公约》要求的固定内容，具体包括文书出具国、签署人、签署人身份和印鉴名称4项文书信息，以及签发地、签发日期、签发人、附加证明书编号、签发机关印鉴和签名6项证明信息共10个要素。为便利文书在国外使用，附加证明书一般使用包括英、法文及本国语言在内的两种或三种语言的范本。文书办理附加证明书后，可直接送往《海牙公约》缔约国使用，无需再办理外国驻该国使领馆的领事认证。

附加证明书与领事认证书功能等同，仅证明文书上最后一个印鉴、签名属实，不对文书内容本身的真实性和合法性负责。文书内容真实性仍遵循“谁出具，谁负责”原则。签发附加证明书的机构包括外交部及外交部委托的相关地方人民政府外事部门。

中国于2023年3月8日加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《海牙公约》），并于同年11月7日正式生效实施，因此东道国若系海牙公约成员国，出海企业可办理Apostille附加证明书替代领事认证。

注意事项：

一是核查东道国是否系《海牙公约》缔约国；

二是核查东道国是否对中国加入《海牙公约》提出异议；

三是需要事先向东道国相关部门查询其对外国公证本身的格式、内容、时限、翻译等具体要求后，再办理有关附加证明书的申请手续。

1.提交材料

（1）申请人合法有效的身份证件：中国公民应提交居民身份证原件及复印件。如为华侨且不持有有效的居民身份证，应提交护照原件及信息页复印件。如为港澳台居民，应提交《港澳居民来往内地通行证》《台湾居民来往大陆通行证》或旅行证等证件的原件及复印件。外国公民应提交护照或其他国际旅行证原件及信息页复印件；

（2）申办附加证明书的有效文书原件；

（3）企业申办商事类文书的附加证明书，应提供单位介绍信原件；

（4）驻华外交或领事机构为其本国公民代办附加证明书，应提交其出具的照会原件；

（5）外交部或其委托的地方外办认为需要提交的其他材料。

以上仅为通常情况，请有办证需求的申请人径向受理机构咨询。

2.办理时间

此外，上述日期不包含递件日当日，具体申办程序、收费标准、受理机构等具体参见：

http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/

一是动态管理。如建立企业公证档案库，设置有效期提醒（如法人变更时需更新授权书公证）。

二是成本控制。批量办理高频文件可协商公证处套餐价，提前规划领事认证或海牙Apostille附加证明书，避免重复缴费。

综上，涉外公证是企业出海的必备，建议在战略规划阶段即与专业机构合作，针对东道国设计方案，避免因公证文件瑕疵导致的出海“触礁”。

# 本文仅代表作者个人观点，不得视为中凯律师事务所或其律师出具的正式法律意见或建议。如需转载或引用本文内容，请注明出处。如您有意就相关法律问题进一步交流或探讨，欢迎扫码与本所联系 #